Vì Sao Khi Thay Đổi Văn Phòng Sẽ Khiến Công Ty Tốt Hơn?

I. Những lý do nên chuyển văn phòng sẽ khiến công ty tốt hơn

Việc chuyển văn phòng là một quyết định quan trọng và có thể ảnh hưởng sâu rộng đến hoạt động của công ty. Vì thế, trước tiên để hiểu rõ vấn đề tại sao nên chuyển văn phòng ta nên hiểu rõ mục đích của công ty. Việc này sẽ đảm bảo công ty có dự án suôn sẻ, hạn chế gặp phải những quyết định sai lầm.

Một vài lý do điển hình và động lực thúc đẩy việc chuyển văn phòng bao gồm:

• Tăng trưởng và mở rộng quy mô
• Cải thiện môi trường làm việc
• Giảm chi phí và tối ưu hóa ngân sách
• Cải thiện vị trí, giao thông thuận tiện
• Tăng khả năng tiếp cận khách hàng
• Tăng hiệu suất và khả năng làm việc của nhân viên
• Cải thiện an ninh và bảo mật

Đối với những dự án chuyển văn phòng hơn 1000m2, công ty nên đề xuất lên kế hoạch trước 6 tháng. Tuy nhiên, việc lên kế hoạch nên hoàn thành càng sớm càng tốt. Quy mô của dự án sẽ quyết định thời gian lên kế hoạch di dời văn phòng, những yếu tố khác như tỷ lệ phát triển nhân sự cũng sẽ ảnh hưởng đến các mốc thời gian trong dự án của bạn.

II. Những lợi ích khi thay đổi văn phòng

1. Cải thiện môi trường làm việc

• Không gian làm việc hiện đại: Thay đổi văn phòng thường đi kèm với việc chuyển đến không gian làm việc mới và hiện đại hơn. Các văn phòng mới thường được trang bị các tiện ích hiện đại, như hệ thống điều hòa không khí tốt hơn, ánh sáng tự nhiên tối ưu, và thiết bị công nghệ tiên tiến, giúp nâng cao sự thoải mái và hiệu quả làm việc của nhân viên. Bên cạnh đó, mô hình làm việc linh hoạt kết hợp giữa làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa, đang trở nên phổ biến. 
• Tạo động lực làm việc: Một môi trường làm việc mới và hấp dẫn có thể tạo động lực cho nhân viên, giảm căng thẳng và tăng sự hài lòng trong công việc. Việc thay đổi không gian cũng có thể làm mới tâm lý và tạo cảm giác đổi mới cho đội ngũ.

>> XEM THÊM: Cách chọn thuê văn phòng có phong thủy tốt nhất

2. Khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới

• Tăng cường không gian xanh và bền vững: Hiện nay, nhiều công ty cũng đang chú trọng việc tạo ra không gian xanh và bền vững. Việc sử dụng các vật liệu thân thiện với môi trường và thiết kế không gian mở, nhiều cây xanh giúp cải thiện sức khỏe và tinh thần của nhân viên.
• Văn phòng thông minh: Đối với thị trường hiện nay, công nghệ đang được tích hợp vào không gian làm việc để tạo ra các văn phòng thông minh với không gian mở hoặc các khu vực sáng tạo, khuyến khích sự cộng tác và trao đổi ý tưởng giữa các nhân viên. Các hệ thống quản lý nhà tự động, công nghệ AI giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc và tiết kiệm năng lượng.

• Cải thiện tinh thần đội nhóm: Không gian mới giúp tạo ra các khu vực cộng tác và thư giãn, tinh thần giao tiếp và hợp tác giữa các phòng ban khác nhau, từ đó nâng cao tinh thần làm việc nhóm.
• Công nghệ tiên tiến: Các văn phòng mới thường được trang bị công nghệ và cơ sở hạ tầng tốt hơn, như hệ thống mạng nhanh hơn, thiết bị văn phòng hiện đại, giúp tăng cường năng suất làm việc.

3. Tăng cường danh tiếng và thương hiệu

• Hình ảnh chuyên nghiệp: Một văn phòng mới và hiện đại có thể nâng cao hình ảnh của công ty trong mắt khách hàng và đối tác. Nó thể hiện sự phát triển và cam kết của công ty đối với chất lượng và sự đổi mới.
• Thu hút những tài năng mới: Một môi trường làm việc hấp dẫn và chuyên nghiệp giúp thu hút nhân tài và giữ chân các nhân viên hiện tại. Nó chứng tỏ rằng công ty coi trọng sự hài lòng của nhân viên và sẵn sàng đầu tư vào điều đó.

4. Tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa ngân sách

• Tiết kiệm chi phí: Trong một số trường hợp, việc chuyển đến một văn phòng mới có thể giúp giảm chi phí thuê hoặc vận hành, đặc biệt nếu bạn tìm được một vị trí có chi phí thấp hơn nhưng vẫn đáp ứng nhu cầu của bạn. Đây là một cơ hội để làm mới mình, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển và thành công của doanh nghiệp trong tương lai.
• Tối ưu hóa chi phí vận hành: Một văn phòng mới có thể giúp giảm chi phí bảo trì và sửa chữa so với văn phòng cũ, đồng thời cung cấp các tiện ích và cơ sở hạ tầng mới giúp giảm các chi phí phát sinh.

5.  Cải thiện tính an toàn và bảo mật

• Hệ thống an ninh tốt hơn: Các văn phòng mới thường được trang bị các hệ thống an ninh tiên tiến hơn, bao gồm hệ thống camera giám sát, kiểm soát ra vào và các biện pháp bảo mật khác, đảm bảo an toàn cho tài sản và dữ liệu của công ty.

• Tuân thủ quy định: Việc chuyển đến văn phòng mới cũng có thể giúp công ty đảm bảo rằng cơ sở hạ tầng và các hoạt động đáp ứng các quy định pháp lý và tiêu chuẩn an toàn mới nhất.

III. Nguyên tắc khi lên kế hoạch chuyển văn phòng

Chuyển văn phòng là một quá trình phức tạp và cần được lên kế hoạch cẩn thận để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và ít phức tạp nhất. Một số người lo ngại rằng việc tái cấu tạo có thể ảnh hưởng quá trình làm việc của cả công ty hoặc vị trí của họ. Để đảm bảo các bên liên quan chính kịp thích ứng, hãy hiểu điều gì tác động đến họ và dành thời gian thấu hiểu những cảm xúc này. Sự thay đổi tạo nên những cơ hội phát triển, cơ hội cải tiến và sáng tạo, nhưng đồng thời cũng tạo nên nỗi sợ và sự lo lắng.

1. Lên kế hoạch cụ thể

• Xác định mục tiêu: Xác định mục tiêu của việc chuyển văn phòng, như mở rộng không gian, cải thiện tiện nghi, hoặc thay đổi vị trí. Điều này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn về địa điểm và thiết kế văn phòng mới.

• Lập kế hoạch thời gian: Tạo một lịch trình chi tiết cho việc chuyển văn phòng, bao gồm các mốc thời gian quan trọng như ngày ký hợp đồng, ngày bắt đầu đóng gói, và ngày chuyển đến văn phòng mới.

2. Thống nhất layout văn phòng và mục tiêu của doanh nghiệp

Trước khi chuyển, hãy thống nhất layout văn phòng mới và đảm bảo rằng nó phù hợp với mục tiêu và nhu cầu của doanh nghiệp.

3. Tổ chức và chuẩn bị kỹ lưỡng

• Tạo đội ngũ chuyên văn phòng: Chỉ định một đội ngũ phụ trách việc chuyển văn phòng, bao gồm các thành viên từ các phòng ban khác nhau để đảm bảo mọi khía cạnh của việc chuyển được quản lý hiệu quả.
• Tạo danh sách kiểm tra: Lập danh sách các bước cần thực hiện và các vật dụng cần đóng gói. Điều này giúp đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào.

4. Thông báo và giao tiếp

• Thông báo cho nhân viên: Thông báo cho toàn bộ nhân viên về kế hoạch chuyển văn phòng, bao gồm thời gian, địa điểm và các thay đổi có thể ảnh hưởng đến công việc của họ. Đảm bảo rằng họ hiểu và chuẩn bị cho sự chuyển giao.
• Giao tiếp đối với khách hàng: Thông báo cho các đối tác, khách hàng và nhà cung cấp về sự thay đổi địa chỉ văn phòng. Cung cấp thông tin liên lạc mới để đảm bảo không bị gián đoạn trong các giao dịch.

5. Quản lý tài sản và trang thiết bị

• Kiểm kê tài sản: Tạo danh sách và kiểm kê tất cả tài sản văn phòng và trang thiết bị hiện tại. Điều này giúp bạn biết chính xác những gì cần chuyển và giúp kiểm soát việc di dời tài sản.
• Đóng gói cẩn thận: Đảm bảo rằng tất cả tài sản và thiết bị được đóng gói đúng cách để tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Sử dụng các vật liệu đóng gói chất lượng và đánh dấu rõ ràng các hộp.

6. Chọn đơn vị tin cậy

• Tìm đơn vị chuyên cậy: Lựa chọn đơn vị vận chuyển có kinh nghiệm và uy tín trong việc chuyển văn phòng. Kiểm tra các đánh giá và tham khảo ý kiến từ các doanh nghiệp khác để chọn đối tác phù hợp.
• Lên kế hoạch vận chuyển: Xác định thời gian và phương thức vận chuyển, đảm bảo rằng ngày và giờ chuyển văn phòng phù hợp với lịch trình của bạn và không gây gián đoạn cho hoạt động kinh doanh.

Tóm lại, việc thay đổi văn phòng không chỉ đem lại những luồng gió mới mà còn đi kèm với vô vàn lợi ích giúp công ty phát triển hiệu quả hơn. Điều này còn giúp nhân viên tăng năng suất làm việc, thu hút nhiều khách hàng, qua đó tăng doanh thu và lợi nhuận cho công ty. 

>> Xem thêm: 10+ mẫu thiết kế văn phòng mở