Quy Định Về Thời Điểm Xuất Hóa Đơn Cho Thuê Văn Phòng

Thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng là một yếu tố quan trọng mà cả bên cho thuê lẫn bên thuê cần phải nắm rõ để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật. Việc xuất hóa đơn đúng thời điểm không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý và tài chính mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp và minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa hiểu rõ về quy định cụ thể trong việc xác định thời điểm xuất hóa đơn cho dịch vụ cho thuê văn phòng. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn chi tiết và hướng dẫn cần thiết để bạn có thể thực hiện việc xuất hóa đơn một cách chính xác và hiệu quả.

1. Các loại hóa đơn cần xuất khi cho thuê văn phòng

1.1 Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)

• Áp dụng cho doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. Đây là loại hóa đơn phổ biến nhất khi cho thuê văn phòng. Trên hóa đơn này, doanh nghiệp phải ghi rõ số tiền thuê văn phòng và tiền thuế VAT (thường là 10%). Sau khi xuất hóa đơn, bên thuê sẽ căn cứ vào hóa đơn để khấu trừ thuế VAT đầu vào (nếu đủ điều kiện).
• Thông tin cần có trên hóa đơn: Tổng tiền thuê, tiền thuế VAT, tổng cộng số tiền phải thanh toán và thời điểm xuất hóa đơn.

1.2 Hóa đơn bán hàng

• Áp dụng cho doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp. Nếu bên cho thuê là doanh nghiệp hoặc cá nhân áp dụng phương pháp thuế trực tiếp (không nộp thuế VAT), hóa đơn bán hàng sẽ được sử dụng thay thế cho hóa đơn VAT. Loại hóa đơn này không có dòng thuế VAT, chỉ ghi tổng số tiền thuê văn phòng.
• Thông tin cần có: Tổng số tiền thuê văn phòng, không cần tách riêng phần thuế VAT.

1.3 Hóa đơn điện tử

• Áp dụng rộng rãi theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Từ ngày 1/7/2022, tất cả các doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử có thể là hóa đơn VAT hoặc hóa đơn bán hàng, và việc lập, gửi, nhận hóa đơn đều phải được thực hiện thông qua hệ thống điện tử của cơ quan thuế hoặc các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
• Lợi ích của hóa đơn điện tử: Giúp quản lý dễ dàng, nhanh chóng và giảm thiểu sai sót, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành.

1.4 Hóa đơn tiền dịch vụ đi kèm (nếu có)

• Nếu trong hợp đồng cho thuê văn phòng có kèm các dịch vụ như phí quản lý, bảo vệ, vệ sinh, điện, nước… thì các dịch vụ này cũng phải được ghi nhận trên hóa đơn, thường xuất kèm với hóa đơn tiền thuê văn phòng.

1.5 Hóa đơn điều chỉnh (nếu cần)

• Trong trường hợp có sai sót khi xuất hóa đơn hoặc có thay đổi về số tiền thuê, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn điều chỉnh. Hóa đơn này được sử dụng để ghi nhận điều chỉnh về tiền thuê hoặc thuế VAT cho các kỳ đã xuất hóa đơn trước đó.

2. Thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng là khi nào?

3 Hướng dẫn cách viết hóa đơn cho thuê văn phòng

3.1 Đảm bảo tiêu thức được quy định bởi pháp luật

Khi thực hiện xuất hóa đơn giá trị gia tăng, kế toán cần đảm bảo tuân theo các nguyên tắc được quy định tại Khoản 1 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC như sau: 

• Hóa đơn GTGT phải được lập khi doanh nghiệp thực hiện các hoạt động bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ, kể cả trường hợp doanh nghiệp bán hàng mẫu, hàng quảng cáo, khuyến mãi,… 
• Nội dung hóa đơn GTGT phải đúng với nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Hóa đơn không được tẩy xóa, sửa chữa; chỉ được dùng một màu mực, không dùng mực đỏ và phải là loại mực không phai; chữ số và chữ viết liên tục, không ngắt quãng, không viết đè lên chữ viết sẵn và phần gạch chéo chỗ còn trống (nếu có). 
• Hóa đơn VAT được lập một lần thành nhiều liên, trong đó liên 1 dùng cho người bán và liên 2 dùng cho người mua. 
• Hóa đơn VAT phải được lập liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

3.2 Các lỗi thường gặp khi xuất hóa đơn

Trong quá trình xuất hóa đơn cho thuê văn phòng, có một số lỗi cơ bản về nội dung hóa đơn mà doanh nghiệp cần tránh như sau: 

• Bỏ trống hoặc quên ghi ngày tháng lập hóa đơn VAT;
• Ghi sai tên, địa chỉ hoặc mã số thuế của đơn vị mua hàng;
• Không gạch bỏ những ô mã số thuế còn trống trên hóa đơn;
• Ghi sai đơn giá, thành tiền trên hóa đơn so với thực tế hàng hóa giao dịch;
• Số tiền bằng số và số tiền bằng chữ không khớp nhau;
• Không gạch bỏ phần còn trống hay gạch không hết những phần còn trống trong mục diễn giải, số lượng, đơn giá, thành tiền trên hóa đơn. Nếu gạch không hết sẽ dễ dẫn đến bị chèn thêm nội dung làm sai lệch thông tin trên hóa đơn. 
• Ghi sai hoặc bỏ trống số thuế suất thuế GTGT;
• Không gạch chéo ô thuế suất thuế GTGT đối với những hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế GTGT;
• Đồng tiền được ghi trên hóa đơn không phải là Việt Nam đồng;
• Không có xác nhận đóng dấu của công ty;
• Hoá đơn thiếu chữ ký người mua hàng khi mua hàng trực tiếp;
• Sử dụng mực hóa đơn không đúng quy định, chẳng hạn: mực bút chì, mực đỏ, mực phai,… 
• Tính toán sai lệch các con số về: số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế,…