Các Loại Chi Phí Thuê Văn Phòng Cần Biết

• Thành phần: Phí dịch vụ bao gồm chi phí bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà, vệ sinh khu vực chung, an ninh, bảo vệ, lễ tân, thang máy, xử lý rác thải, và sử dụng các tiện ích chung (phòng họp, khu vực tiếp khách).
• Mức phí:
  • Phí dịch vụ thường dao động từ 2 - 7 USD/m2/tháng tùy theo tiêu chuẩn và tiện ích của tòa nhà.
  • Ví dụ, tòa nhà hạng A thường có phí dịch vụ cao hơn vì đi kèm với nhiều tiện ích cao cấp hơn, còn hạng B và C sẽ có mức phí thấp hơn.

2.3 Phí điện nước

• Điện: Chi phí điện thường được tính dựa trên đồng hồ riêng hoặc chia sẻ dựa trên diện tích thuê. Đối với tòa nhà có hệ thống điều hòa chung, điện điều hòa có thể tính riêng.
  • Giá điện văn phòng: Dao động từ 3.000 - 4.500 VNĐ/kWh, tùy vào quy định của tòa nhà.
• Nước: Tương tự như điện, nước cũng thường được tính dựa trên số khối nước tiêu thụ (thường không nhiều trong văn phòng, trừ trường hợp có nhu cầu nước lớn như khu vực bếp, nhà vệ sinh riêng).

2.4 Phí gửi xe 

• Xe máy: Thường dao động từ 100.000 - 300.000 VNĐ/xe/tháng.
• Ô tô: Chi phí gửi ô tô có thể từ 1.000.000 - 3.000.000 VNĐ/xe/tháng, tùy thuộc vào vị trí và loại hình bãi đỗ.

2.5 Chi phí đặt cọc

Quy định chung: Để đảm bảo thực hiện hợp đồng, doanh nghiệp thường phải đặt cọc một khoản tiền tương đương với 1 - 3 tháng tiền thuê. Số tiền này sẽ được hoàn trả sau khi hợp đồng kết thúc nếu không có vi phạm nào xảy ra.

2.6 Thuế VAT

Thuế VAT trong thuê văn phòng là khoản tiền mà doanh nghiệp phải trả cho Nhà nước khi thuê văn phòng. Mức thuế VAT đối với dịch vụ cho thuê văn phòng là 10%.

Thuế VAT đối với dịch vụ cho thuê văn phòng được tính theo công thức sau:

Thuế VAT = Giá thuê văn phòng Thuế suất VAT

2.6 Phí bảo hiểm (tuỳ chọn)

Bảo hiểm văn phòng: Một số doanh nghiệp có thể lựa chọn bảo hiểm cho tài sản văn phòng (thiết bị, nội thất) để phòng ngừa rủi ro cháy nổ, hư hại.

3. Điều kiện chi phí văn phòng là chi phí hợp lệ trong hạch toán

Hạch toán chi phí thuê văn phòng không phải là một quá trình đơn giản. Trước khi thực hiện việc thuê văn phòng, công ty cần tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật và xác định chính xác các khoản chi phí.

Hạch toán chi phí thuê văn phòng rất phức tạp và cần tuân thủ theo đúng quy định

Để hạch toán chi phí thuê văn phòng một cách hợp lệ, mỗi bộ phận của công ty cần tuân thủ và thực hiện đúng theo quy định. Điều này bao gồm việc ghi nhận các khoản chi phí thuê văn phòng chỉ khi có đầy đủ thông tin như hóa đơn, chứng từ thanh toán, và hợp đồng cho thuê văn phòng.

Đối với trường hợp công ty thuê lại cơ sở hạ tầng từ một doanh nghiệp khác, việc hạch toán yêu cầu thông tin chi tiết như hợp đồng thuê và các chứng từ thanh toán. Nếu công ty là người cho thuê, bộ hồ sơ cần bao gồm chứng từ nộp tiền thuế đối với cơ quan thuế địa phương.

 

3.1 Chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh

• Định nghĩa: Chi phí phải phục vụ cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp. Đây là yếu tố then chốt trong việc xác định tính hợp lệ của chi phí.
• Chi tiết:
  • Tiền thuê văn phòng: Đây là chi phí cơ bản cho việc có không gian làm việc. Ví dụ: Tiền thuê cho văn phòng làm việc, phòng họp, khu vực tiếp khách đều được xem là chi phí hợp lệ nếu văn phòng đó được sử dụng cho các hoạt động của doanh nghiệp.
  • Phí dịch vụ quản lý: Bao gồm các dịch vụ quản lý tòa nhà như bảo trì, vệ sinh, an ninh. Ví dụ: Phí dịch vụ quản lý tòa nhà ước tính dựa trên diện tích sử dụng của văn phòng và dịch vụ đi kèm như bảo vệ, lễ tân.

3.2 Chi phí phải được chứng minh bằng hóa đơn, chứng từ hợp pháp

• Hóa đơn GTGT:
  • Yêu cầu: Phải là hóa đơn VAT hợp pháp có đầy đủ thông tin theo quy định của pháp luật, bao gồm tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, mô tả dịch vụ, số tiền và thuế VAT.
  • Định dạng: Có thể là hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử cần được phát hành qua hệ thống của cơ quan thuế hoặc phần mềm hóa đơn điện tử được cấp phép.
• Chứng từ thanh toán:
  • Biên lai thanh toán: Cung cấp bằng chứng về việc thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng.
  • Phiếu thu, phiếu chi: Đối với các khoản chi nhỏ hơn, các phiếu thu, phiếu chi cũng cần phải được lưu giữ.