Giải Đáp Thuế Và Chi Phí Khi Thuê Văn Phòng

1. Tại sao cần nắm rõ về thuế và chi phí khi thuê văn phòng?

Thuê văn phòng là một trong những hoạt động không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp, bởi đây sẽ là trụ sở làm việc và nơi diễn ra những hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Văn phòng cũng là bộ mặt để tạo ấn tượng với các đối tác khách hàng.

Biết rõ về các loại thuế và chi phí liên quan giúp bạn xác định tổng chi phí thực tế của việc thuê văn phòng. Điều này bao gồm tiền thuê chính, phí quản lý, chi phí tiện ích, và các khoản chi phí bổ sung khác. Việc hiểu rõ giúp bạn lập kế hoạch ngân sách chính xác hơn và tránh những bất ngờ tài chính.

Chi phí thuê văn phòng có thể tăng theo thời gian, do đó, việc nắm rõ các điều khoản liên quan đến tăng giá và các khoản chi phí có thể giúp bạn chuẩn bị tài chính cho những thay đổi trong tương lai.

Các khoản chi phí liên quan đến thuê văn phòng có thể ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Việc hiểu rõ các quy định về thuế thuê văn phòng giúp bạn thực hiện các nghĩa vụ thuế một cách đúng đắn và tránh rủi ro pháp lý.

Nắm rõ các điều khoản trong hợp đồng thuê, bao gồm các khoản chi phí, giúp bạn tránh rủi ro pháp lý và tranh chấp với chủ sở hữu hoặc quản lý tòa nhà. Việc hiểu rõ hợp đồng cũng giúp bạn bảo vệ quyền lợi của mình trong trường hợp có tranh chấp.

2. Giải đáp thắc mắc về thuế khi thuê văn phòng

Khi thuê văn phòng, có nhiều loại thuế có thể áp dụng tùy thuộc vào vị trí địa lý và quy định pháp lý của từng quốc gia. Dưới đây là các câu hỏi thường gặp và giải đáp liên quan đến thuế khi thuê văn phòng:

2.1 Thuế giá trị gia tăng (VAT)/ Thuế xuất khẩu

Trong nhiều quốc gia, thuê văn phòng thường phải chịu thuế VAT hoặc thuế giá trị gia tăng. Chủ sở hữu tòa nhà có thể yêu cầu bạn thanh toán VAT trên tiền thuê hàng tháng. Tuy nhiên, có những trường hợp ngoại lệ hoặc giảm thuế tùy thuộc vào quy định của từng quốc gia và loại hình doanh nghiệp.

Căn cứ theo Luật thuế giá trị gia tăng năm 2008,  Luật thuế giá trị gia tăng sửa đổi bổ sung năm 2013, và tại khoản 16 Điều 10 Thông tư 219/2013/TT-BTC (xem chi tiết tại đây):

• Thuế suất được áp dụng đối với việc bán, cho thuê, cho thuê mua nhà ở xã hội theo quy định của Luật nhà ở là 5% 
• Thuế suất được áp dụng với những giao dịch liên quan đến nhà ở khác là 10%

Tại điểm b khoản 1 Điều 58 Luật nhà ở năm 2014, thì trường hợp xây dựng nhà ở xã hội để cho thuê sẽ được giảm thuế giá trị gia tăng, nhiều hơn so với trường hợp xây dựng nhà ở xã hội để cho thuê mua, bán.

Tuy nhiên, tại Nghị định 15/2022/NĐ-CP quy định việc cho thuê văn phòng không nằm trong danh mục được giảm thuế suất thuế giá trị gia tăng theo chương trình hỗ trợ, phục hồi và phát triển kinh tế của Chính phủ từ 10% xuống 8%. Bởi vậy cho thuê văn phòng không được giảm thuế gtgt.

2.2 Thuế tài sản

Thường thì thuế tài sản là trách nhiệm của chủ sở hữu tòa nhà, không phải của người thuê. Tuy nhiên, trong một số hợp đồng thuê, chủ sở hữu có thể chuyển giao một phần hoặc toàn bộ khoản thuế tài sản cho người thuê. Điều quan trọng là phải kiểm tra hợp đồng thuê để biết rõ các khoản thuế liên quan.

2.3 Thuế thu nhập doanh nghiệp

Thông thường, chủ sở hữu hoặc quản lý tòa nhà sẽ cung cấp hóa đơn cho bạn, trong đó bao gồm thuế VAT hoặc các khoản thuế khác. Bạn cần thanh toán số tiền đã được ghi trên hóa đơn theo quy định của hợp đồng thuê. Đảm bảo rằng bạn lưu giữ tất cả các hóa đơn và chứng từ liên quan để phục vụ cho việc kê khai thuế và kiểm tra sau này

2.4 Thuế thu nhập doanh nghiệp

Tiền thuê văn phòng thường được xem là một khoản chi phí hoạt động hợp lệ và có thể được khấu trừ vào thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp. Điều này giúp giảm số thuế thu nhập doanh nghiệp mà bạn phải nộp. Tuy nhiên, việc khấu trừ này phải tuân theo quy định cụ thể của cơ quan thuế.

3. Các vấn đề thuế thường gặp khi thuê văn phòng

Cách tính và thanh toán thuế: Thông thường, chủ sở hữu hoặc quản lý tòa nhà sẽ cung cấp hóa đơn cho bạn, trong đó bao gồm thuế VAT hoặc các khoản thuế khác. Bạn cần thanh toán số tiền đã được ghi trên hóa đơn theo quy định của hợp đồng thuê. Đảm bảo rằng bạn lưu giữ tất cả các hóa đơn và chứng từ liên quan để phục vụ cho việc kê khai thuế và kiểm tra sau này.

Được khấu trừ thuế như thế nào: Để khấu trừ thuế liên quan đến thuê văn phòng, bạn cần đảm bảo rằng các khoản chi phí là hợp lý và chính đáng theo quy định của cơ quan thuế. Bạn cần giữ các hóa đơn và chứng từ liên quan, và làm việc với kế toán hoặc chuyên gia thuế để đảm bảo rằng việc khấu trừ được thực hiện đúng cách.

>>>Xem thêm: Những thủ tục pháp lý cần thiết khi thuê văn phòng 

4. Giải đáp về chi phí khi thuê văn phòng?

Bên cạnh những khoản thuế thì chi phí thuê văn phòng và hạch toán chi phí thuê văn phòng như thế nào cũng được quan tâm. Dưới đây là một vài những giải đáp về chi phí văn phòng mà bạn nên biết.

4.1 Tiền thuê văn phòng hạch toán vào tài khoản nào?

Tiền thuê văn phòng sẽ được hạch toán vào tài khoản “Chi phí thuê nhà và văn phòng” trong sổ kế toán chi phí. Đây là một tài khoản chi tiêu và được sử dụng để theo dõi các khoản chi phí liên quan đến việc thuê nhà hoặc văn phòng để kinh doanh.

4.2 Định khoản thuê văn phòng

Định khoản kế toán hay còn được gọi là hạch toán kế toán là thuật ngữ thường được dùng trong lĩnh vực tài chính, kế toán. Định khoản kế toán cũng là việc xác định và ghi chép lại các khoản tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào bên Nợ và bên Có – tương ứng loại tài khoản kế toán đó. Vậy định khoản thuê văn phòng như thế nào?

Các doanh nghiệp để có thể định khoản chi phí thuê văn phòng là chi phí hợp lý, thì bạn cần phải xác định rõ ràng là đang thuê của đơn vị, hay cá nhân nào? Doanh nghiệp cần phải xác định rõ:

• Nếu như thuê văn phòng làm việc của công ty: Thì cần lấy hóa đơn, chứng từ thanh toán, hợp đồng, hoặc phụ lục hợp đồng thuê văn phòng….
• Nếu như thuê của cá nhân thì cần xác định rõ những thông tin ghi trên hợp đồng bao gồm:

+ Nếu như hợp đồng ghi là cá nhân tự đi nộp thuế: Cần chuẩn bị hợp đồng thuê văn phòng và chứng từ thanh toán.

+ Còn nếu như trên hợp đồng ghi rằng bên thuê nộp thuế thay cho chủ nhà thì phải chuẩn bị Hợp đồng thuê văn phòng, chứng từ thanh toán và chứng từ nộp thuế thay.

4.3 Hạch toán tiền điện cho thuê văn phòng

Ngoài những chi phí tiền thuê cố định của văn phòng làm việc thì những chi phí phát sinh mỗi tháng của văn phòng cũng được coi là chi phí vận hành và cần phải hạch toán cụ thể. Trong đó có chi phí tiền điện cho thuê văn phòng hàng tháng. Vậy hạch toán tiền điện cho thuê văn phòng như thế nào?

Đối với từng đơn vị cho thuê văn phòng sẽ quy định từng mức giá điện khác nhau đối với bên thuê. Thông thường các đơn vị cho thuê sẽ lắp đặt công tơ điện riêng cho bên thuê. Hạch toán tiền điện bằng cách nhân số điện doanh nghiệp sử dụng với giá điện bên cho thuê quy định. 

Giá điện thông thường được tính theo một trong những hình thức sau đây: 

• Giá điện áp dụng theo Điện Lực nhà nước quy định
• Giá điện thương mại theo thỏa thuận và giá điện áp đặt.

5. Quy định về chi phí thuê văn phòng

Các quy định về chi phí thuê văn phòng có thể khác nhau tùy thuộc vào quy định của từng chủ sở hữu tòa nhà hoặc thỏa thuận giữa người cho thuê và người thuê văn phòng. Tuy nhiên, một số chi phí chung thường được tính trong giá thuê văn phòng bao gồm:

• Tiền thuê văn phòng: Là khoản chi phí chính khi thuê văn phòng.
• Chi phí phát sinh: Bao gồm các chi phí khác như chi phí sửa chữa, bảo trì, nâng cấp, chi phí vận hành, tiền điện, nước, mạng internet, điện thoại, dịch vụ vệ sinh, bảo vệ, chi phí quản lý tòa nhà và phí quản lý.
• Chi phí thuế: Bao gồm các loại thuế như thuế GTGT, thuế thu nhập cá nhân (nếu có), thuế TNDN (nếu có).

Ngoài ra, cũng có thể có các khoản chi phí khác như chi phí đăng ký kinh doanh, chi phí giấy phép hoạt động, chi phí tài liệu văn phòng, chi phí thuê thiết bị, vật tư tiêu hao, …

Trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng, người thuê cần thực hiện nghiên cứu và tìm hiểu kỹ về các chi phí liên quan để đưa ra quyết định chính xác và tránh các rủi ro không mong muốn.

Trên đây là một những giải đáp về chi phí thuê văn phòng. Hi vọng với những chia sẻ trên quý khách đã hiểu rõ hơn về các khoản thuế suất và chi phí văn phòng.  Để được tư vấn mọi thông tin quý khách vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

Hotline: 0936.892.226

Fanpage: VTC Office