Những Quy Định Cho Thuê Văn Phòng Kinh Doanh

I. Kinh doanh văn phòng là gì?

Kinh doanh cho thuê văn phòng còn được gọi là hoạt động kinh doanh liên quan bất động sản. Đây là quá trình thực hiện các hoạt động như xây dựng, mua bán, chuyển nhượng, cho thuê, tái cho thuê, hay cả mua bán và tái cho thuê bất động sản. Ngoài ra, còn bao gồm việc cung cấp dịch vụ môi giới bất động sản, quản lý các giao dịch bất động sản, cung cấp dịch vụ tư vấn hoặc quản lý bất động sản với mục tiêu sinh lời.

II. Quy định về cho thuê văn phòng

Kinh doanh cho thuê văn phòng là một trong những ngành nghề kinh doanh được chấp thuận trongn nhóm ngành bất động sản. Kinh doanh cho thuê văn phòng thuộc nhóm 243 ngành nghề kinh doanh có điều kiện, đồng thời cũng là nhóm ngành có vốn pháp định.

Theo luật doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp kinh doanh bất động sản không phải chứng mình vốn khi thành lập doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải duy trì số vốn pháp định trong suốt thời gian kinh doanh. Cụ thể:

• Tổ chức, cá nhân kinh doanh bất động sản phải thành lập doanh nghiệp hoặc hợp tác xã (sau đây gọi chung là doanh nghiệp) và có vốn pháp định không được thấp hơn 20 tỷ đồng, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 điều này.
• Tổ chức, hộ gia đình, cá nhân bán, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê mua bất động sản quy mô nhỏ, không thường xuyên thì không phải thành lập doanh nghiệp nhưng phải kê khai nộp thuế theo quy định pháp luật.
• Các tổ chức chuyển nhượng quyền sử dụng đất, bán nhà, công trình xây dựng do lý do phá sản, chia tách, giải thể: Các tổ chức này không phải thành lập doanh nghiệp để thực hiện các hoạt động chuyển nhượng quyền sử dụng đất đai, bán nhà, công trình xây dựng.
• Chi nhánh của ngân hàng nước ngoài, tổ chức tín dụng, công ty quản lý tài sản của các tổ chức tín dụng (AMC), công ty quản lý tài sản của các tổ chức tín dụng tại Việt Nam (VAMC): Các tổ chức này và các cá nhân, tổ chức khác chuyển nhượng quyền sử dụng đất, dự án bất động sản, bán nhà, công trình xây dựng đang trong thời hạn bảo lãnh, thế chấp để thu hồi nợ không cần thành lập doanh nghiệp để thực hiện các hoạt động này.

Những quy định này giúp đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh bất động sản, bao gồm cả cho thuê văn phòng, được thực hiện một cách hợp pháp và hiệu quả.

III. Các quy định liên quan đến kinh doanh văn phòng

Khi thuê văn phòng, theo quy định của pháp luật, các bên thuê và cho thuê phải thỏa thuận được các điều khoản, quy định và quyền, nghĩa vụ của các bên trong quá trình hợp tac. Bằng cách thỏa thuận thông qua hợp đồng tự nguyện giữa hai bên, việc hợp tác giữa bên cho thuê và bên thuê sẽ được quy chuẩn hóa.

Hợp đồng cũng là bằng chứng quan trọng trong quá trình hoạt động của hai bên. Đảm bảo quyền lợi và lợi ích hợp pháp giữa các bên. Bên cạnh đó, khi xảy ra tranh chấp giữa các bên, hợp đồng là cơ sở để nhà nước xử lý theo quy định của pháp luật.

Cả đơn vị thuê văn phòng và tổ chức cho thuê văn phòng đều phải nắm rõ các quy định cơ bản dưới đây:

1. Quy định hợp đồng thuê văn phòng   

Yêu cầu bắt buộc phải có hợp đồng thuê văn phòng được thực hiện thông qua việc ký kết bởi bên Cho Thuê và bên Thuê văn phòng. Hợp đồng là tài liệu ghi lại sự thỏa thuận tự nguyện, ghi chép rõ ràng về quyền lợi, trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên tham gia giao dịch. 

Việc ký hợp đồng thỏa thuận giữa các bên là điều bắt buộc khi thuê văn phòng. Chi tiết hợp đồng cần có những điều khoản ràng buộc và lợi ích rõ ràng cho hai bên. Ngoài ra, hợp đồng cho thuê còn ghi rõ thời hạn thuê văn phòng, và giá thuê cũng như các chiết khấu nếu có.

Thông thường, việc lập hợp đồng thường diễn ra dưới sự chứng kiến của một bên thứ ba đáng tin cậy như luật sư, và hình thức của hợp đồng có thể thay đổi linh hoạt tùy theo sự thỏa thuận của cả hai bên. Tuy nhiên, hợp đồng cần phải đi vào chi tiết những điều khoản quan trọng sau đây:

• Thông tin chi tiết và địa chỉ cả bên Cho thuê và bên Thuê.
• Ngày, tháng, năm ký hợp đồng.
• Thời hạn kết thúc hợp đồng.
• Các điều khoản liên quan đến cơ sở vật chất: diện tích thuê, tiện nghi đi kèm, diện tích sử dụng,…
• Điều khoản liên quan đến thanh toán: giá thuê, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán, số tiền đặt cọc,…
• Các dịch vụ khác có thể kèm theo hợp đồng.
• Chữ ký của tất cả các bên tham gia và của người làm chứng.

>> Xem thêm: Mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng

2. Quy định về PCCC

Một trong những vấn đề được đặc biệt chú trọng trong việc cho thuê văn phòng là việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc về phòng cháy chữa cháy (PCCC). Theo quy định của pháp luật, các văn phòng cho thuê cần phải tuân thủ tiêu chuẩn PCCC. Điều này bao gồm việc cài đặt hệ thống báo cháy tự động, trang bị đầy đủ bình chữa cháy, và đảm bảo sự hiện diện của lối thoát hiểm trong trường hợp xảy ra cháy. 

Các hệ thống PCCC cần được kiểm tra và bảo trì định kỳ để đảm bảo tính hiệu quả và an toàn. Vì vậy, khi khách hàng lựa chọn văn phòng cho thuê, nên kiểm tra cẩn thận các tiêu chuẩn PCCC để đảm bảo an toàn tối đa cho hoạt động kinh doanh của mình.

3. Quy định về thời hạn cho thuê văn phòng

Thời hạn cho thuê văn phòng là không bắt buộc, do các bên liên quan thỏa thuận. Đối với văn phòng cho thuê, thông thường các bên sẽ ký hợp đồng dài hạn từ 6 tháng, 1 năm đến 2,3 năm.

Về phía người đi thuê, thường mong muốn sẽ ký hợp đồng có thời hạn và thanh toán trong vòng ngắn hạn. Việc này sẽ đề phòng những rủi ro liên quan đến việc doanh nghiệp chuyển địa điểm hay hoạt động kinh doanh không hiệu quả, phá sản. Việc trả từng khoản tiền thuê nhỏ sẽ khiến doanh nghiệp cân đối được ngân sách của mình hơn.

Về phía người cho thuê, đơn vị quản lý tòa nhà thường muốn ký hợp đồng dài hạn. Việc ký hợp đồng dài hạn giúp bên quản lý tránh được các rủi ro khi biến động. Đồng thời hạn chế cạnh tranh với các đối thủ khác.

Do tâm lý mỗi bên khác nhau, những điều khoản thời hạn trong hợp đồng cần được thống nhất giữa các bên và cần được ghi chép rõ ràng. Tránh trường hợp phát sinh tranh chấp sau này.

IV. Điều kiện kinh doanh cho thuê văn phòng

Khi kinh doanh dịch vụ cho thuê văn phòng, doanh nghiệp cần chú ý các điều sau:

• Điều 119 và Điều 146 Nghị định số 181/2004/NĐ-CP về thi hành Luật Đất đai quy định. Hợp đồng cho thuê quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của công chứng. Hợp đồng thuê quyền sử dụng đất có hiệu lực kể từ thời điểm đăng ký tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất.

• Theo Điều 149 Nghị định số 181/2004/NĐ-CP về trình tự, thủ tục đăng ký cho thuê quyền sử dụng đất. Bên cho thuê quyền sử dụng đất nộp 1 bộ hồ sơ gồm có: Hợp đồng thuê quyền sử dụng đất đã công chứng; Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

V. Thủ tục cho thuê nhà làm văn phòng

Theo Thông tư 219/2013/TT-BTC, Nghị định 12/2014 và hướng dẫn tại Công văn 2697/CT-TTHT ngày 27/03/2015 của Cục thuế TP Hồ Chí Minh: Từ ngày 01/01/2015 Doanh nghiệp ký hợp đồng thuê nhà của cá nhân để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

Nếu trong hợp đồng thuê có thỏa thuận bên đi thuê là người nộp thuế thì doanh nghiệp không cần lên cơ quan thuế để kê khai, mà được thực hiện như sau:

• Công ty có trách nhiệm khấu trừ 5% thuế GTGT và 5% thuế thu nhập cá nhân trên số tiền thuê nhà phải trả đã bao gồm thuế, thuế môn bài và nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước.
• Cá nhân cho thuê nhà không phải đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ để xuất giao cho Công ty.

Các hồ sơ chứng từ để công ty tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN gồm:

• Hợp đồng thuê nhà
• Chứng từ thanh toán tiền.
• Chứng từ khấu trừ thuế và nộp thuế
• Nếu trong hợp đồng thỏa thuận rõ, bên đi thuê chịu những khoản thuế này, thì doanh nghiệp được đưa những khoản thuế này vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.

Cho thuê văn phòng là một ngành nghề đầy tiềm năng tại Việt Nam, tuy nhiên cũng đi kèm với những rủi ro nhất định. Việc nắm rõ quy định về cho thuê văn phòng,  xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp và quản lý hiệu quả là yếu tố quan trọng để đảm bảo thành công trong ngành nghề này. Các nhà đầu tư cần chú ý đến các yếu tố như vốn điều lệ, hợp đồng cho thuê, yêu cầu về phòng cháy chữa cháy và các thủ tục pháp lý cần thiết để hoạt động cho thuê văn phòng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

>> Xem thêm: Kinh nghiệm khi thuê văn phòng