Hướng Dẫn Tính Toán Phí Làm Ngoài Giờ Khi Thuê Văn Phòng
Việc quản lý chi phí một cách hiệu quả không chỉ dừng lại ở các khoản chi phí cố định như tiền thuê hàng tháng mà còn bao gồm các khoản chi phí phát sinh khác, trong đó có phí làm ngoài giờ. Phí làm ngoài giờ thường được áp dụng khi doanh nghiệp sử dụng các dịch vụ hoặc tiện ích của văn phòng ngoài giờ hành chính tiêu chuẩn, chẳng hạn như điều hòa không khí, chiếu sáng, và dịch vụ an ninh. Hiểu rõ cách tính toán và quản lý loại phí này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các khoản chi phí không mong muốn mà còn tối ưu hóa ngân sách hoạt động. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá các phương pháp tính toán phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng, các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí, và những điều cần lưu ý để đảm bảo tính chính xác và hợp lý trong việc quản lý chi phí này.
1.Định Nghĩa Phí Làm Ngoài Giờ
Phí làm ngoài giờ là khoản chi phí phát sinh khi doanh nghiệp sử dụng các dịch vụ như điều hòa, điện chiếu sáng, hoặc an ninh ngoài giờ làm việc bình thường, thường là ngoài giờ hành chính (ví dụ: sau 18:00 hoặc vào cuối tuần).
Tuy nhiên, tùy theo quy định của từng tòa nhà mà thời gian làm việc có thể thay đổi. Điều này đều được thoả thuận rõ trong hợp đồng ký kết giữa hai bên khi thuê văn phòng.
Nếu doanh nghiệp làm việc ngoài khung giờ quy định trên hợp đồng thì được tính là thời gian làm việc ngoài giờ. Lúc này, khách thuê bắt buộc phải trả thêm phí cho tòa nhà.
2. Cách Tính Phí Làm Ngoài Giờ
2.1 Tính theo giờ:
Phí làm ngoài giờ thường được tính theo số giờ thực tế sử dụng ngoài giờ hành chính.
-
Công thức tính: Phí làm ngoài giờ = (Giá thuê ngoài giờ theo giờ) x (Số giờ sử dụng).
-
Ví dụ: Nếu giá thuê điều hòa ngoài giờ là 100.000 VNĐ/giờ và doanh nghiệp sử dụng 5 giờ ngoài giờ hành chính, tổng phí sẽ là 500.000 VNĐ.
2.2 Tính theo diện tích:
Một số tòa nhà có thể tính phí làm ngoài giờ dựa trên diện tích văn phòng.
-
Công thức tính: Phí làm ngoài giờ = (Giá thuê ngoài giờ theo diện tích) x (Diện tích văn phòng).
-
Ví dụ: Nếu phí làm ngoài giờ là 10.000 VNĐ/m2 và diện tích văn phòng là 100 m2, tổng phí sẽ là 1.000.000 VNĐ.
2.3 Phí cố định:
Một số tòa nhà hoặc hợp đồng thuê có thể quy định mức phí cố định cho việc sử dụng ngoài giờ.
- Công thức tính: Phí làm ngoài giờ = (Mức phí cố định theo ngày hoặc tuần).
- Ví dụ: Nếu phí cố định cho việc sử dụng ngoài giờ vào cuối tuần là 2 triệu VNĐ, doanh nghiệp sẽ trả mức phí này cho mỗi cuối tuần sử dụng.
3. Các Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Phí Làm Ngoài Giờ
-
Tòa nhà và địa điểm: Các tòa nhà khác nhau có thể có mức phí khác nhau dựa trên quy mô và tiện ích cung cấp.
-
Loại dịch vụ: Phí có thể thay đổi tùy thuộc vào dịch vụ được sử dụng ngoài giờ, chẳng hạn như điều hòa, hệ thống chiếu sáng, hoặc bảo vệ.
-
Thỏa thuận trong hợp đồng: Hợp đồng thuê có thể quy định rõ ràng về phí làm ngoài giờ, bao gồm mức phí cụ thể và cách tính toán.
4. Đặc thù phí ngoài giờ tại toà nhà hạng A, B, C
4.1 Đối với toà nhà hạng A, B
Hầu như các văn phòng đạt chuẩn hạng A, B luôn tính phí ngoài giờ. Để đạt chất lượng toà nhà tiêu chuẩn cao cấp, các toà nhà này đều đầu tư hệ thống điều hoà, thông gió + chiếu sáng trung tâm cho cả sàn hoặc cả tầng văn phòng, không lắp đặt riêng lẻ từng khu vực.
Vì thế, khi doanh nghiệp làm thêm giờ, toàn bộ điện năng toàn cả sàn đều vẫn phải hoạt động cùng lúc để duy trì riêng cho khu vực văn phòng riêng.
Lúc này, việc thu phí ngoài giờ khi thuê văn phòng là điều cần thiết.
4.2 Đối với toà nhà hạng C
Các văn phòng hạng C thường có hoặc không tính phí ngoài giờ. Đối với toà nhà nhỏ thì chủ đầu tư có xu hướng lắp đặt điều hoà cục bộ (treo tường) và có riêng đồng hồ điện tại mỗi văn phòng.
Khi doanh nghiệp làm việc ngoài giờ thì hệ thống điều hoà hay điện năng đều được tính riêng vào đồng hồ điện. Do đó khách thuê chỉ cần trả điện năng dùng thêm này.
Với thị trường cho thuê văn phòng cạnh tranh như hiện nay, việc thu phí ngoài giờ có thể đàm phán và thương lượng trong các điều khoản hợp đồng. Nếu cắt giảm các khoản chi phí phụ này, bạn có thể tiết kiệm được một khoản ngân sách kha khá cho công ty.
Với những thông tin cơ bản về phí ngoài giờ, VTC OFFICE hy vọng quý doanh nghiệp sẽ có những lựa chọn toà nhà phù hợp, cũng như thương lượng được mức phí phù hợp ngân sách, qua đó tiết kiệm chi phí thuê văn phòng nhất có thể.
TVQuản trị viênQuản trị viên
Xin chào quý khách. Quý khách hãy để lại bình luận, chúng tôi sẽ phản hồi sớm