Chi Phí Làm Ngoài Giờ Khi Thuê Văn Phòng Bao Nhiêu?

Khi thuê văn phòng, ngoài chi phí thuê hàng tháng, một yếu tố quan trọng cần xem xét là chi phí làm ngoài giờ. Điều này đặc biệt quan trọng nếu doanh nghiệp của bạn có nhu cầu sử dụng văn phòng ngoài giờ làm việc chính thức. Việc làm ngoài giờ không chỉ giúp đảm bảo sự linh hoạt trong công việc mà còn có thể ảnh hưởng đến ngân sách của bạn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá những yếu tố ảnh hưởng đến chi phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng và cách để quản lý chi phí này hiệu quả.

1.Chi phí cho thuê văn phòng ngoài giờ là gì?

• Phí theo giờ: Tính theo số giờ bạn sử dụng văn phòng ngoài giờ.
• Phí cố định: Một khoản phí cố định cho việc sử dụng văn phòng trong suốt thời gian ngoài giờ.
• Phí dịch vụ: Các dịch vụ bổ sung có thể được yêu cầu trong thời gian ngoài giờ như bảo trì, bảo vệ, hoặc hỗ trợ kỹ thuật.

2. Cách tính phí ngoài giờ

2.1 Phí theo giờ 

• Xác định phí thuê văn phòng chính thức: Biết được phí thuê văn phòng trong giờ làm việc chính thức để có cơ sở so sánh. Ví dụ, nếu phí thuê văn phòng là 100 USD/ngày trong giờ làm việc chính thức.
• Xác định phí ngoài giờ: Phí ngoài giờ thường được tính theo giờ và có thể được quy định cụ thể trong hợp đồng thuê. Ví dụ, nếu phí ngoài giờ là 20 USD/giờ, thì mỗi giờ bạn sử dụng văn phòng ngoài giờ sẽ tốn thêm 20 USD.
• Tính tổng chi phí: Để tính tổng chi phí cho việc sử dụng văn phòng ngoài giờ, nhân số giờ bạn sử dụng với mức phí ngoài giờ. Ví dụ, nếu bạn sử dụng văn phòng trong 3 giờ ngoài giờ làm việc, chi phí ngoài giờ sẽ là 3 giờ x 20 USD/giờ = 60 USD.

2.2 Phí theo thời gian

• Chi phí làm ngoài giờ theo khoảng thời gian cụ thể:
  • Phí theo buổi tối: Ví dụ, có thể có phí cố định cho việc sử dụng văn phòng từ 6:00 chiều đến 10:00 tối. Ví dụ, phí có thể là 100 USD cho mỗi buổi tối.
  • Phí cuối tuần: Có thể có một khoản phí cố định cho việc sử dụng văn phòng vào cả ngày cuối tuần. Ví dụ, phí có thể là 200 USD cho cả ngày thứ Bảy và Chủ Nhật.
• Phí theo ca làm việc:
  • Ca ngắn: Ví dụ, có thể có phí cho một khoảng thời gian 4 giờ trong ngày, như từ 6:00 tối đến 10:00 tối. Phí có thể là 80 USD cho ca này.
  • Ca dài: Có thể có phí cho một khoảng thời gian dài hơn, chẳng hạn như 8 giờ từ 6:00 chiều đến 2:00 sáng. Phí có thể là 150 USD cho ca này.
• Phí theo ngày hoặc nửa ngày:
  • Phí nửa ngày: Một số nơi tính phí cho việc sử dụng văn phòng trong nửa ngày, chẳng hạn như từ 6:00 tối đến 12:00 đêm. Ví dụ, phí nửa ngày có thể là 120 USD.
  • Phí cả ngày: Nếu bạn cần sử dụng văn phòng cả ngày cuối tuần hoặc trong thời gian ngoài giờ dài, có thể có phí cố định cho cả ngày. Ví dụ, phí cho cả ngày cuối tuần có thể là 250 USD.

2.3 Phí dựa trên diện tích sử dụng 

• Xác định diện tích thuê: Xác định diện tích của không gian bạn sử dụng, thường tính bằng mét vuông (m²) hoặc feet vuông (ft²). Ví dụ, nếu bạn thuê một phòng họp nhỏ có diện tích 20 m².
• Xác định phí theo diện tích: Phí có thể được tính theo diện tích sử dụng hoặc theo một đơn vị diện tích cụ thể. Ví dụ, nếu phí là 10 USD/m²/ngày cho diện tích thuê ngoài giờ.
• Tính tổng chi phí: Nhân diện tích của không gian bạn sử dụng với mức phí trên diện tích.

3.  Đặc thù phí ngoài giờ tại toà nhà hạng A, B, C

3.1 Đối với toà nhà hạng A, B

Hầu như các văn phòng đạt chuẩn hạng A, B luôn tính chi phí làm ngoài giờ. Để đạt chất lượng toà nhà tiêu chuẩn cao cấp, các toà nhà này đều đầu tư hệ thống điều hoà, thông gió + chiếu sáng trung tâm cho cả sàn hoặc cả tầng văn phòng, không lắp đặt riêng lẻ từng khu vực.

Vì thế, khi doanh nghiệp làm thêm giờ, toàn bộ điện năng toàn cả sàn đều vẫn phải hoạt động cùng lúc để duy trì riêng cho khu vực văn phòng riêng.

Lúc này, việc thu phí ngoài giờ khi thuê văn phòng là điều cần thiết.

3.2 Đối với toà nhà hạng C

Các văn phòng hạng C thường có hoặc không tính phí ngoài giờ. Đối với toà nhà nhỏ thì chủ đầu tư có xu hướng lắp đặt điều hoà cục bộ (treo tường) và có riêng đồng hồ điện tại mỗi văn phòng.

Khi doanh nghiệp làm việc ngoài giờ thì hệ thống điều hoà hay điện năng đều được tính riêng vào đồng hồ điện. Do đó khách thuê chỉ cần trả điện năng dùng thêm này.

Với thị trường cho thuê văn phòng cạnh tranh như hiện nay, việc thu phí ngoài giờ có thể đàm phán và thương lượng trong các điều khoản hợp đồng. Nếu cắt giảm các khoản chi phí phụ này, bạn có thể tiết kiệm được một khoản ngân sách kha khá cho công ty.

Với những thông tin cơ bản về chi phí làm ngoài giờ, VTC OFFICE  hy vọng quý doanh nghiệp sẽ có những lựa chọn toà nhà phù hợp, cũng như thương lượng được mức phí phù hợp ngân sách, qua đó tiết kiệm chi phí thuê văn phòng nhất có thể.