Các Loại Hình Văn Phòng Phổ Biến Hiện Nay
Trong bối cảnh kinh tế ngày càng phát triển, sự đa dạng hóa về nhu cầu không gian làm việc đã dẫn đến sự ra đời của nhiều loại hình văn phòng khác nhau. Từ văn phòng truyền thống đến co-working space sáng tạo, mỗi loại hình đều mang lại những ưu điểm riêng, đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp lớn nhỏ trong nhiều lĩnh vực. Do vậy, việc chọn thuê văn phòng phù hợp với công ty được xem là bước đầu cho sự thành công trong giai đoạn phát triển về sau.
1. Văn phòng công ty là gì?
Văn phòng công ty là không gian làm việc chung cho cả nhân viên lẫn ban lãnh đạo. Đây không chỉ là nơi mỗi ngày mọi người tập trung làm việc, mà còn có thể được sử dụng để tổ chức các cuộc họp hay tiếp đón các đối tác và khách hàng.
Văn phòng công ty là nơi diễn ra các hoạt động kinh doanh, giao tiếp, làm việc nhóm và định hình hình ảnh công ty. Nó đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện cho các nhân viên làm việc hiệu quả và tạo ấn tượng chuyên nghiệp đối với khách hàng, đối tác.
Văn phòng công ty thường được thiết kế và trang trí sao cho phù hợp với hình ảnh và giá trị của công ty. Một văn phòng đẹp và hiện đại có thể tăng cường lòng tin và sự tín nhiệm đối với doanh nghiệp.
2. Các loại văn phòng làm việc hiện nay
Các loại hình văn phòng tại Việt Nam đang rất đa dạng với nhiều lựa chọn, đáp ứng trọn vẹn từng nhu cầu khác nhau của các doanh nghiệp trong và ngoài nước.
2.1 Văn phòng truyền thống (Traditional Office)
Văn phòng truyền thống (Traditional Office) là loại hình văn phòng mà doanh nghiệp sở hữu hoặc thuê một không gian làm việc riêng biệt và cố định, thường nằm trong các tòa nhà hoặc khu văn phòng. Trong văn phòng truyền thống, doanh nghiệp tự quản lý toàn bộ cơ sở hạ tầng, nội thất, trang thiết bị và tổ chức không gian làm việc theo nhu cầu của mình.
Đặc điểm của văn phòng truyền thống:
- Không gian riêng biệt: Doanh nghiệp sở hữu toàn bộ không gian văn phòng mà không phải chia sẻ với các công ty khác.
- Tính ổn định và kiểm soát: Vì là không gian riêng, doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát môi trường làm việc, từ việc sắp xếp bàn ghế, phòng họp, đến quy trình vận hành.
- Đầu tư ban đầu cao: Doanh nghiệp cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng, trang thiết bị (bàn ghế, máy tính, máy in,...) và dịch vụ vận hành như điện, nước, vệ sinh, bảo trì.
- Độ bảo mật cao: Nhờ vào không gian độc lập, văn phòng truyền thống thường đảm bảo tính bảo mật cho các hoạt động và dữ liệu của doanh nghiệp.
- Khả năng mở rộng hạn chế: Không gian văn phòng cố định thường khó linh hoạt khi công ty cần mở rộng quy mô, vì việc điều chỉnh diện tích văn phòng có thể mất thời gian và chi phí cao.
.png)
Văn phòng truyền thống là loại hình văn phòng được sử dụng nhiều nhất hiện nay
2.2 Văn phòng chia sẻ (Shared Office):
Văn phòng chia sẻ (Shared Office) là một loại hình không gian làm việc mà nhiều công ty hoặc tổ chức cùng sử dụng chung một không gian văn phòng, bao gồm các khu vực như phòng họp, khu vực tiếp khách, phòng làm việc, và các tiện ích chung khác. Đây là giải pháp tiết kiệm chi phí và tối ưu cho các doanh nghiệp nhỏ, startup, hoặc freelancer.
Đặc điểm của văn phòng chia sẻ:
-
Không gian chung: Doanh nghiệp chia sẻ các khu vực và tiện ích chung như khu vực làm việc, phòng họp, máy in, wifi, nhà bếp, và thậm chí cả lễ tân.
-
Chi phí linh hoạt: Thay vì phải chịu toàn bộ chi phí như thuê văn phòng riêng, doanh nghiệp chỉ cần trả một phần chi phí dựa trên số lượng nhân viên hoặc không gian sử dụng.
-
Cơ sở vật chất đầy đủ: Văn phòng chia sẻ thường đi kèm với đầy đủ trang thiết bị và dịch vụ, từ nội thất đến các tiện ích cần thiết cho công việc như internet tốc độ cao, điện nước, vệ sinh.
-
Thời gian thuê linh hoạt: Các doanh nghiệp có thể thuê theo tháng, năm hoặc thậm chí chỉ theo ngày, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng.
2.3 Văn phòng Co-working Space:
Co-working Space là một loại hình không gian làm việc mở, nơi nhiều cá nhân, nhóm làm việc, hoặc doanh nghiệp từ các lĩnh vực khác nhau có thể cùng sử dụng chung một môi trường làm việc. Đây là mô hình văn phòng linh hoạt và hiện đại, đặc biệt phù hợp với các freelancer, startups, doanh nghiệp nhỏ, và những ai làm việc từ xa.
Đặc điểm của Co-working Space:
- Không gian mở: Co-working space thường có thiết kế mở với các khu vực làm việc chung, giúp tạo ra môi trường làm việc sáng tạo và tương tác.
- Cơ sở vật chất và tiện ích: Co-working space thường cung cấp đầy đủ các tiện ích như internet tốc độ cao, phòng họp, khu vực tiếp khách, máy in, và nhà bếp.
- Tính linh hoạt: Người sử dụng có thể chọn giữa các hình thức thuê chỗ ngồi linh hoạt (hot desk), chỗ ngồi cố định (dedicated desk), hoặc văn phòng riêng (private office) tùy thuộc vào nhu cầu và ngân sách.
Co-working space mang đến nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp bởi đa dạng tiện ích và dịch vụ
2.4 Văn phòng ảo (Virtual Office)
Văn phòng ảo (Virtual Office) là một dịch vụ cung cấp cho doanh nghiệp các địa chỉ đăng ký, dịch vụ thư tín, và đôi khi các tiện ích hỗ trợ khác mà không cần phải có một không gian làm việc vật lý thực tế. Mô hình văn phòng ảo giúp doanh nghiệp duy trì sự hiện diện chuyên nghiệp mà không phải đầu tư vào một văn phòng thực sự.
Đặc điểm của Văn phòng ảo:
-
Địa chỉ đăng ký: Cung cấp cho doanh nghiệp một địa chỉ đăng ký hợp pháp để nhận thư tín, gói hàng và các tài liệu quan trọng. Đây có thể là một địa chỉ văn phòng thực tế hoặc một địa chỉ kinh doanh ảo.
-
Dịch vụ thư tín: Nhận, xử lý và chuyển tiếp thư tín và bưu phẩm đến doanh nghiệp hoặc cá nhân theo yêu cầu.
-
Dịch vụ lễ tân: Một số dịch vụ văn phòng ảo bao gồm dịch vụ lễ tân ảo, nơi các cuộc gọi và tin nhắn được tiếp nhận và chuyển tiếp theo chỉ dẫn của doanh nghiệp.
-
Dịch vụ họp và phòng hội thảo: Một số gói dịch vụ văn phòng ảo cũng cung cấp quyền truy cập vào phòng họp hoặc phòng hội thảo theo yêu cầu, dù đây là một phần không phải lúc nào cũng có.
2.5 Văn phòng di động (Mobile Office)
Văn phòng di động (Mobile Office) là một mô hình làm việc mà nhân viên có thể làm việc từ bất kỳ đâu, không cần phải có một không gian văn phòng cố định. Đây là giải pháp lý tưởng cho những người làm việc từ xa, các nhóm di động, hoặc những người thường xuyên di chuyển.
Đặc điểm của Văn phòng di động:
-
Khả năng làm việc từ xa: Nhân viên có thể làm việc từ bất kỳ nơi nào có kết nối internet, chẳng hạn như tại nhà, quán cà phê, không gian co-working, hoặc trong các chuyến công tác.
-
Sử dụng công nghệ: Văn phòng di động dựa vào các công cụ và phần mềm công nghệ để thực hiện công việc, bao gồm email, ứng dụng quản lý dự án, phần mềm hội thảo trực tuyến, và các công cụ cộng tác từ xa.
-
Thiết bị di động: Nhân viên thường sử dụng laptop, smartphone, máy tính bảng, và các thiết bị di động khác để làm việc hiệu quả khi di chuyển.
2.6 Văn phòng dịch vụ (Serviced Office)
Văn phòng dịch vụ (Serviced Office) là một loại hình văn phòng cho thuê mà các doanh nghiệp có thể sử dụng với đầy đủ tiện nghi và dịch vụ hỗ trợ, mà không cần phải tự quản lý hoặc đầu tư vào cơ sở hạ tầng. Các văn phòng dịch vụ thường được cung cấp bởi các công ty chuyên cung cấp dịch vụ văn phòng và thường được trang bị sẵn với nội thất, thiết bị văn phòng, và các dịch vụ quản lý.
Đặc điểm của Văn phòng dịch vụ:
-
Cơ sở hạ tầng đầy đủ: Văn phòng dịch vụ đã được trang bị đầy đủ nội thất, thiết bị văn phòng (bàn ghế, máy in, máy chiếu,...) và các tiện ích khác như internet, điện nước.
-
Dịch vụ hỗ trợ: Cung cấp dịch vụ lễ tân, quản lý thư tín, dịch vụ vệ sinh, và bảo trì. Một số văn phòng dịch vụ còn cung cấp dịch vụ hỗ trợ như tổ chức sự kiện, phòng họp, và dịch vụ văn phòng ảo.
-
Thời gian thuê linh hoạt: Doanh nghiệp có thể thuê văn phòng dịch vụ theo thời gian ngắn hoặc dài hạn, từ vài ngày đến nhiều tháng hoặc năm.
3. Các loại hình văn phòng phổ biến hiện nay
3.1 Sàn văn phòng tại tòa nhà, cao ốc
Hình thức này được áp dụng cho các tòa nhà cao ốc/building văn phòng. Văn phòng cao ốc được chia thành 4 tiêu chuẩn khác nhau, gồm: hạng A, hạng B, hạng C và giá rẻ.
Tòa nhà văn phòng hạng A hay còn được biết đến là các tòa nhà hạng sang, tọa lạc tại những vị trí đắt giá, mặt tiền “khu đất vàng” của thành phố. Là tòa nhà văn phòng hạng A nên việc cho thuê văn phòng ở đây được đầu tư trang thiết bị hiện đại, tiện nghi, đạt tiêu tiêu chuẩn quốc tế, các trang vật liệu trong tòa nhà được thiết kế bởi đội ngũ nhà thầu chất lượng, các đơn vị quản lý chuyên nghiệp,…
Sàn văn phòng tại tòa nhà hạng A có chất lượng cao
So với tòa nhà hạng A, thì toà nhà văn phòng hạng B vẫn có thể toạ lạc ở những vị trí cách xa trung tâm thành phố, nhưng mức giá vừa phải hơn.
Sàn văn phòng tại tòa nhà hạng B có chất lượng khá
Đây là loại hình văn phòng được ưa chuộng và có nhiều nguồn cung hơn so với toà nhà văn phòng hạng A, bởi điều kiện vật chất, hạ tầng và giao thông thuận lợi.
Sàn văn phòng tại tòa nhà hạng C thường có diện tích nhỏ nhưng
vẫn đáp ứng được nhu cầu làm việc của khách hàng
Những tòa nhà văn phòng hạng C thường có diện tích nhỏ hơn so với các tòa nhà hạng A và hạng B, thiếu các tiện ích và dịch vụ cao cấp, và không đạt được tiêu chuẩn cao về chất lượng và thiết kế. Tuy nhiên, giá cho thuê tòa nhà văn phòng hạng C thường rẻ hơn so với các tòa nhà hạng A và hạng B, điều này thu hút các doanh nghiệp có kinh phí thấp hoặc các doanh nghiệp mới thành lập thuê để giảm chi phí hoạt động.
3.2 Loại hình Cho thuê căn hộ văn phòng – Officetel
Officetel được kết hợp bởi 2 từ Office và Hotel. Đây là một trong những loại hình cho thuê văn phòng mới ra đời tại Việt Nam ở những năm gần đây.
Officetel là dạng căn hộ có các công năng như: để ở, để làm văn phòng, với diện tích từ 30m2 đến 50m2 trở lên.
Officetel là hình thức thuê văn phòng được nhiều doanh nghiệp có quy mô nhỏ ưa chuộng hiện nay
3.3 Cho thuê nhà nguyên căn làm văn phòng
Một số công ty muốn văn phòng nằm trên những tuyến đường nội bộ yên tĩnh, trong các con phố, hẻm xe hơi dễ dàng ra vào. Do vậy, hình thức thuê nhà nguyên căn làm văn phòng là lựa chọn phù hợp.
Điểm mạnh của thuê nhà nguyên căn làm văn phòng so với các lợi ích khác là:
-
Nhà mặt đất, dễ dàng di chuyển, không cần phải chen chúc, chờ thang máy.
-
Chủ động, linh hoạt, trong vấn đề phân chia công năng sử dụng
-
Có tính bảo mật và riêng tư hơn
-
Được chủ động hơn trong việc treo logo công ty
-
Có thể sửa chữa, cải tạo nội thất tùy ý theo sở thích (bạn chỉ cần thoả thuận với bên cho thuê).
-
Hoạt động theo thời gian mà công ty, doanh nghiệp muốn, không bị phụ thuộc vào tòa nhà chung.
3.4 Cho thuê văn phòng ảo
Văn phòng ảo là một trong các loại hình văn phòng cung cấp giải pháp văn phòng giá rẻ cho các doanh nghiệp mới thành lập hoặc các doanh nghiệp có ngân sách hạn chế nhưng vẫn muốn có một địa chỉ thương mại và các dịch vụ hỗ trợ khác. Bên cạnh đó, văn phòng ảo được tích hợp trong các tòa nhà văn phòng, có đội ngũ vận hành, giải quyết các vấn đề phát sinh. Bởi lẽ đó, văn phòng ảo rất quen thuộc với các công ty hay nhóm dự án mới hình thành.
Văn phòng ảo là một trong những hình thức cho thuê văn phòng phổ biến nhất hiện nay
Việc lựa chọn các loại hình văn phòng phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, quy mô, ngành nghề và ngân sách. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng về môi trường làm việc, tiện ích hỗ trợ, và khả năng mở rộng trong tương lai. Sự lựa chọn đúng đắn sẽ góp phần quan trọng vào sự phát triển bền vững và thành công của doanh nghiệp.
TVQuản trị viênQuản trị viên
Xin chào quý khách. Quý khách hãy để lại bình luận, chúng tôi sẽ phản hồi sớm